Obecnie, spółka z o.o. jest jedną z najczęściej wykorzystywanych form prowadzenia działalności w Polsce ze względu na to, że posiada szeroki wachlarz zalet i jej założenie oraz prowadzenie jest przyjazne dla przedsiębiorcy. W niniejszym wpisie przedstawimy Państwu porady, jak założyć i zarejestrować spółkę z o.o. oraz jakie wymagania prawne muszą pozostać spełnione, aby taka spółka mogła prawidłowo funkcjonować.
Spis treści
Podstawa prawna
Należy na wstępie wskazać, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (albo „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.”) jest spółką prawa handlowego, a konkretnie spółką kapitałową, która posiada odrębną osobowość prawną – a zatem jest podmiotem praw i obowiązków – z czego wynikają jej mnogie zalety. Aktem prawnym statuującym byt prawny spółki z o.o. jest ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2000 Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.) – zwana KSH. Na podstawie KSH można wyodrębnić dwa etapy istnienia spółki z o.o., tj. etap spółki z o.o. w organizacji (przed wpisaniem do Krajowego Rejestru Sądowego) oraz etap spółki z o.o. „właściwej” (to znaczy już po wpisie Krajowego Rejestru Sądowego).
Zakładanie spółki z o.o. krok po kroku
Mając na uwadze powyższe rozróżnienie na spółkę z o.o. w organizacji i spółkę z o.o. „właściwą” można także odpowiednio podzielić etapy tworzenia spółki na etap przedsądowy i etap sądowy (rejestrowy). Ustawodawca w przepisach KSH wprost odnosi się do wymagań w przedmiocie powstania spółki z o.o. Mianowicie, aby spółka mogła powstać, muszą być spełnione poniższe wymagania:
- zawarcie umowy spółki;
- wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie kapitału zakładowego;
- powołanie zarządu;
- ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, o ile ustawa tego wymaga;
- wpis do rejestru (rejestracja społki w KRS).
Etap przedsądowy
Pierwszym krokiem przy założeniu spółki z o.o. jest zawiązanie umowy spółki. KSH precyzuje, jakie wymagania umowa powinna spełnić. Powinna ona zostać zawarta w formie aktu notarialnego i wskazywać firmę spółki, jej siedzibę, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, ilość udziałów, jakie może mieć wspólnik, liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez wspólników oraz czas trwania.
Firmą spółki jest jej nazwa z dodanym zwrotem „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”, „spółka z o.o.” lub „sp. z o.o.” (które mogą być stosowane zamiennie). Należy zwrócić uwagę na to, aby nie utożsamiać pojęcia firmy z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością gospodarczą. To nie „firma” nabywa różnego rodzaju prawa lub wykonuje obowiązki, lecz spółka (przedsiębiorca) działający pod firmą. W tym miejscu można wskazać, że zaletą w przedmiocie firmy spółki jest pewna dobrowolność jej wyboru (inaczej jest na przykład w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które w firmie muszą wskazać swoje nazwisko).
Określenie siedziby spółki istotne jest pod kątem transparentności prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej, kontaktowania się ze spółką, w szczególności także podczas prowadzonych postępowań sądowych. Przedmiot działalności może być wybrany przez spółkę dobrowolnie, należy jednak pamiętać o tym, że w przypadku wykonywania niektórych rodzajów działalności gospodarczej wymagane może być uzyskanie odpowiedniej zgody (licencji lub zezwolenia) kompetentnego organu. Na przykład, aby wykonywać transport drogowy rzeczy należy uzyskać licencję wydawaną przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego.
W przypadku kapitału zakładowego, trzeba mieć na uwadze, że minimalny kapitał zakładowy w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wynosi 5.000,00 zł, natomiast jego górna granica nie jest określona. W umowie należy jeszcze wskazać sposób pokrycia udziałów. Może być on dokonany w formie aportu (wkładu niepieniężnego) lub wkładu pieniężnego (pokrycia kapitału zakładowego gotówką do kasy spółki lub przelewem bankowym na rachunek bankowy spółki). Bardzo często zdarza się, zwłaszcza w przypadku powstawania nowych spółek, których wspólnikami są inni przedsiębiorcy, że przedmiotem aportu jest przedsiębiorstwo (zorganizowany zespół składników niematerialnych i materialnych przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej). Co ważne, wspólnikiem może być każda osoba – także małoletni lub osoba prawna.
Zadaniem zarządu spółki z o.o. jest prowadzenie spraw spółki i reprezentowanie jej w stosunkach z osobami trzecimi. Istnienie zarządu jest obligatoryjnie wymagane w przypadku spółki z o.o. Członkiem zarządu może zostać jedynie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych (a więc nie inna spółka – inaczej niż w przypadku bycia wspólnikiem spółki z o.o.). Ponadto, członek zarządu nie może być karany za niektóre przestępstwa określone w Kodeksie karnym.
Z momentem podpisania umowy spółki w formie aktu notarialnego (zawarcia umowy) powstaje spółka z o.o. w organizacji.
Etap sądowy – rejestracja spółki z o.o.
Jak wyżej już wskazano, z momentem zawarcia umowy spółki z o.o. w trybie i na zasadach określonych w przepisach KSH powstaje spółka z o.o. w organizacji, która musi zostać zgłoszona przez zarząd do odpowiedniego rejestru. Krajowy Rejestr Sądowy prowadzony jest w sądach rejonowych właściwych ze względu na siedzibę spółki. Dla przykładu, właściwym sądem rejestrowym dla spółki mającej siedzibę w Rzeszowie przy ulicy Dominikańskiej będzie Sąd Rejonowy w Rzeszowie XII Wydział Gospodarczy – Krajowego Rejestru Sądowego.
Spółka z o.o. w organizacji powinna zostać zgłoszona przez zarząd (do zgłoszenia wymagane są podpisy wszystkich członków zarządu) do KRSu w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy. Jeżeli tak się nie stanie, to umowa spółki ulega rozwiązaniu z mocy prawa, a sama spółka zostanie poddana likwidacji. Opłata od wniosku o zarejestrowanie spółki z o.o. wynosi 500,00 zł, do których należy ponadto doliczyć kwotę 100,00 zł tytułem opublikowania ogłoszenia o rejestracji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Rejestracja spółki z o.o. trwa zazwyczaj około dwóch miesięcy. O fakcie rejestracji spółka informowana jest doręczonym postanowieniem o wpisie, w którym widnieje jej numer w KRS.
Dodatkowo, od tej pory na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości każdy może przeglądać jawny rejestr spółki, gdzie publikowane są najważniejsze wpisy i informacje na jej temat. Należy jeszcze pamiętać, że ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym nakłada na podmioty podlegające wpisowi do KRSu obowiązki dokonywania zgłoszeń o okolicznościach wymienionych w ustawie pod groźbą stosownych sankcji (kar pieniężnych).
Podsumowanie
Podsumowując powyższe, po zgłoszeniu spółki w organizacji do sądu rejestrowego i uzyskaniu postanowienia o wpisie do rejestru oraz numeru KRS, spółka z o.o. uzyskuje osobowość prawną, a zatem w obrocie prawnym czyni ją to podmiotem praw i obowiązków. Spółka z o.o. może pozywać i być pozywana, nabywać prawa i obowiązki, posiadać swój majątek, może także być stroną umów lub podmiotem szkody dokonanym na jej niekorzyść.
Jeżeli zainteresował Państwa opisany wyżej temat, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią (tel.: +48 17 307 07 66, +48 12 307 09 88 lub e-mail: kancelaria@ktmh.pl) oraz do umówienia spotkania w biurze Kancelarii w Rzeszowie lub Krakowie. Istnieje także możliwość udzielenia pomocy zdalnej za pomocą środków porozumiewania się na odległość (tj. telekonferencja lub wideokonferencja).
Jagienka Jaracz-Wilk
Jestem adwokatem przy Okręgowej Radzie Adwokackiej w Rzeszowie. Ukończyłam studia na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Rzeszowskiego na kierunkach prawo oraz administracja. Prowadzę sprawy rodzinne ze szczególnym uwzględnieniem spraw rozwodowych oraz alimentacyjnych. Zdobyte doświadczenie zawodowe wykorzystuję przeprowadzając również windykacje należności na rzecz Klientów Kancelarii.
