Członek zarządu to osoba fizyczna wchodząca w skład organu uprawnionego do prowadzenia spraw spółki z o.o. Zarząd reprezentuje spółkę, a więc między innymi podpisuje umowy, prowadzi negocjacje, zaciąga w jej imieniu zobowiązania i rozporządza prawami. Ustawodawca przyznał szczególne uprawnienia członkom zarządu w stosunkach pomiędzy spółką a osobami trzecimi, a za szczególnymi uprawnieniami idą także szczególne obowiązki. Wiąże się z tym specyficzne unormowanie w zakresie wygaśnięcia mandatu członka zarządu, którego jeden ze sposobów – rezygnacja – jest przedmiotem dzisiejszego wpisu.
Spis treści
Mandat członka zarządu
Pełnienie funkcji członka zarządu opiera się na swobodnej decyzji osoby je piastującej. Nikogo nie można zmusić do wstąpienia w skład zarządu, nikt też nie jest skrępowany obligatoryjnym pełnieniem tejże funkcji. Z uwagi na doniosłość prawną znaczenia zarządu, jest to niezwykle istotne. Ustawodawca, oprócz rezygnacji (z której członek zarządu może skorzystać w każdej chwili) jako podstawę wygaśnięcia mandatu wskazuje także śmierć oraz odwołanie (a w przypadkach nieunormowanych w umowie spółki także odbycie zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienie funkcji, lub także inne unormowania umowne). Już na pierwszy rzut oka widać, że przesłanki te nie są błahe. Tak samo jest w przypadku rezygnacji. Rezygnacja to jednostronne oświadczenie woli członka zarządu o zaprzestaniu pełnienia funkcji członka zarządu (analogicznie, przy przystąpieniu do zarządu, osoba ta składała oświadczenie o wyrażeniu zgody na jego powołanie). Kodeks spółek handlowych stanowi, że do złożenia rezygnacji stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie. Wydaje się, że takie unormowanie jest bardzo trafne – zgodnie z treścią zlecenia, przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonywania czynności prawnych dla dającego zlecenie, bo de facto członek zarządu wykonuje szereg czynności prawnych na rzecz dającego zlecenie, czyli spółki. Konsekwentnie zatem, przy złożeniu oświadczenia o rezygnacji członka zarządu, stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie.
Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. krok po kroku
Skoro już ustawodawca nakierował jakie są przesłanki wygaśnięcia mandatu członka zarządu, to przeanalizować należy teraz procedurę rezygnacji krok po kroku.
Najpierw, członek zarządu zainteresowany zakończeniem pełnienia swojej funkcji powinien, w formie pisemnej, złożyć oświadczenie, w którym rezygnuje z pełnienia funkcji członka zarządu. Rezygnacja jest jednostronną czynnością prawną, która wywiera skutek w momencie, gdy adresat oświadczenia może zapoznać się z jego treścią. Nie ma także przeszkód, żeby skutek rezygnacji zaistniał za jakiś czas, np. za 7 dni od dnia doręczenia, aby spółka mogła przygotować się organizacyjnie na zmiany w swoich strukturach.
Nie jest wymagana zgoda spółki na rezygnację, ani jej formalne przyjęcie. Dobrze jest jednak zaadresować rezygnację na adres siedziby spółki listem poleconym za pisemnym potwierdzeniem odbioru przesyłki, albo złożyć ją za potwierdzeniem odbioru na ręce zarządu.
Wypowiedzieć zlecenie (a zatem zrezygnować z funkcji członka zarządu) przyjmujący zlecenie (a więc członek zarządu) może w każdym czasie. Należy jednak pamiętać, że jeżeli zlecenie (pełnienie funkcji w zarządzie) jest odpłatne, a wypowiedzenie nastąpiło bez ważnej przyczyny, to członek zarządu odpowiedzialny jest za szkodę wyrządzoną spółce z powodu rezygnacji.
Co do zasady, przepis ten stanowi podstawę prawną dochodzenia roszczenia o zapłatę odszkodowania za rezygnację z funkcji członka zarządu bez ważnego powodu (na zasadach ogólnych). Łatwo jest uwolnić się od tego roszczenia, poprzez wskazanie tego „ważnego powodu” rezygnacji. Orzecznictwo sądowe w tym zakresie jest bardzo bogate. Wskazuje się, że istnieją ważne powody o charakterze obiektywnym (takie jak zmiany prawa, zmiany sytuacji gospodarczej, etc.) oraz ważne powody odnoszące się do stron stosunku – takie jak choroba, skomplikowana sytuacja życiowa członka zarządu, konieczność zmiany miejsca zamieszkania, ale także i konflikt pomiędzy członkami zarządu, lub innymi osobami wchodzącymi w skład organów spółki, etc.
Rezygnacja prezesa zarządu a zarząd jednoosobowy spółki z o.o.
Często zdarza się, że zarząd jest jednoosobowy, a wtedy wszystkie funkcje w zarządzie spółki piastuje prezes zarządu. Rezygnacja z funkcji członka zarządu jest także możliwa w tym przypadku.
Prezes zarządu, jednocześnie ze złożeniem na ręce wspólników rezygnacji, w wyniku której żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony, zwołuje zgromadzenie wspólników, chyba że w umowie spółki ustalono inaczej. Samo zaproszenie na zgromadzenie wspólników w tym zakresie zawiera także oświadczenie o rezygnacji członka zarządu. Oznacza to, że wspólnicy zapraszani na zgromadzenie od razu wiedzą, iż doszło do rezygnacji prezesa zarządu. Kolejną różnicą w tym kontekście jest termin skuteczności oświadczenia o rezygnacji i przypada on na dzień następujący po zgromadzeniu wspólników. Takie rozwiązanie ma zapobiegać sytuacjom, w którym w wyniku rezygnacji zarząd nie byłby obsadzony, co prowadziło by do paraliżu w prowadzeniu spraw spółki.
Niuansem w tym zakresie jest także adresat oświadczenia o rezygnacji. W sytuacji, gdy zabraknie zarządu, to nie będzie legitymacji biernej dla skuteczności doręczenia oświadczenia, a możliwość doręczenia „samemu sobie” oświadczenia o rezygnacji jest niedopuszczalna. Ustawa wobec tego przewiduje, że adresatem rezygnacji prezesa zarządu są wspólnicy. Nie jest wykluczone, aby oświadczenie o rezygnacji złożyć na zgromadzeniu wspólników, podczas którego wybrany zostanie nowy prezes zarządu. Możliwe jest też zastosowanie warunku zawieszającego. Co to oznacza? Że skutek rezygnacji dotychczasowego prezesa zarządu będzie miał miejsce dopiero wówczas, gdy wybrany zostanie nowy prezes. Takie działanie jest bez wątpienia najbezpieczniejsze dla spółki i w pełni ochroni jej interesy.
Następnym krokiem będzie dokonanie stosownych zmian w Rejestrze Przedsiębiorców KRS, do czego zobowiązana jest spółka, a konkretnie – jej nowy zarząd. Ma na to 7 dni od momentu wystąpienia zmiany podlegającej obowiązkowi wpisu do rejestru, a sam wniosek podlega opłacie.
Jeżeli zainteresował Państwa opisany wyżej temat, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią (tel.: +48 17 307 07 66, +48 12 307 09 88 lub e-mail: kancelaria@ktmh.pl) oraz do umówienia spotkania w biurze Kancelarii w Rzeszowie lub Krakowie. Istnieje także możliwość udzielenia pomocy zdalnej za pomocą środków porozumiewania się na odległość (tj. telekonferencja lub wideokonferencja).
Andrzej Polak
Radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Rzeszowie. Absolwent prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Rzeszowskiego. Wieloletnie doświadczenie zawodowe zdobywał już w trakcie studiów w renomowanych rzeszowskich kancelariach prawnych oraz jako konsultant i członek zarządu Uniwersyteckiej Poradni Prawnej działającej przy WPiA UR, a obecnie także jako radca prawny in-house w dużej spółce budowlanej. Z Kancelarią TMH współpracuje od 2018 roku. W pracy zajmuje się głównie prawem cywilnym, prawem spółek oraz obsługą prawną cudzoziemców. Zawodowo skupia się szczególnie na zagadnieniach z zakresu prawa budowlanego takich jak przygotowywanie, opiniowanie i negocjowanie umów o roboty budowlane, oraz prowadzenie postępowań sądowych z tego zakresu.
