Zagadnienia związane z prawem pracy są o tyle istotne, że dotyczą niemal wszystkich aktywnych na rynku pracy – zarówno pracowników i pracodawców, a co więcej, źródła prawa pracy są rozproszone i należy doszukiwać się ich zarówno w aktach prawa powszechnie obowiązującego (ustawach, rozporządzeniach), jak i w prawie „stanowionym” przez pracodawcę lub ustalanym zgodnie w ramach układów zbiorowych pracy, porozumień zbiorowych czy regulaminów. Przedmiotem niniejszego wpisu będzie charakterystyka niezwykle ważnego zagadnienia jakim jest element prawa pracy będącego skutkiem swobody ustaleń pomiędzy podmiotami stosunku pracy, czyli regulaminu pracy.
Spis treści
Czym jest regulamin pracy?
Mówiąc krótko – formalnie regulamin pracy jest jednym z wymienionych w art. 9 Kodeksu pracy (dalej jako: „KP”) źródeł prawa. Co więcej, jest to źródło prawa określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy, a zatem nie jest źródłem prawa powszechnie obowiązującego, ma ono bowiem zastosowanie wyłącznie pomiędzy tymi stronami, których dany regulamin dotyczy (np. regulamin pracy istniejący u danego przedsiębiorcy będzie miał zastosowanie wyłącznie pomiędzy nim a jego pracownikami). Przy czym istotne jest przy tym rozróżnienie, że gdy mowa o pracowniku, mamy na myśli pracownika w rozumieniu KP, a nie osobę wykonującą pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.
Spoglądając zaś na regulamin pracy od strony materialnej, można dostrzec, że jest to dokument ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników (art. 104 KP).
Kiedy należy wprowadzić regulamin pracy?
W zasadzie nie ma potrzeby wprowadzania regulaminu pracy, jeżeli u danego pracodawcy istnieją już postanowienia układu zbiorowego pracy, który reguluje organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Innymi słowy, jeżeli u danego pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy regulujący to samo, co regulować powinien regulamin pracy, to nie istnieje potrzeba wprowadzania dodatkowo regulaminu pracy.
Można także stwierdzić, że pewnymi punktami granicznymi w zakresie obowiązku bądź możliwości wprowadzania regulaminu pracy, są liczby zatrudnionych pracowników. Pracodawca nie musi w ogóle wprowadzać regulaminu pracy, jeżeli zatrudnia mniej niż 20 pracowników (lecz może to zrobić). Jeżeli zatrudnia co najmniej 20 i nie więcej jak 50 pracowników musi wprowadzić regulamin pracy, gdy wniesie o to zakładowa organizacja związkowa (gdy nie działa organizacja związkowa, to wprowadzenie regulaminu pracy jest fakultatywne), natomiast jeżeli zatrudnia co najmniej 50 pracowników to musi wprowadzić regulamin pracy (mając dalej na uwadze to, o czym wspomniałem we wcześniejszym akapicie).
Podsumowując, pewnymi wyznacznikami przy wprowadzaniu regulaminu pracy są:
- obowiązywanie postanowień układu zbiorowego pracy tożsamego w swoim zakresie jak regulamin pracy;
- liczba zatrudnionych pracowników;
- inicjatywa zakładowej organizacji związkowej (w niektórych przypadkach).
Co jeszcze istotne, to fakt, że regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodniu od dnia podania go do wiadomości pracowników (w sposób przyjęty u danego pracodawcy) oraz to, że przed dopuszczeniem do pracy każdy pracownik musi zapoznać się z treścią regulaminu pracy. Można to zrobić na przykład w formie pisemnego oświadczenia pracownika, że przyjął do wiadomości nową treść regulaminu.
Co zawiera regulamin pracy?
Należy wskazać, że regulamin pracy powinien ująć w swoich ramach wszelkie kwestie związane z organizacją i porządkiem pracy oraz informacje o karach z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Zasadniczo, art. 1041 KP zawiera co prawda przykładowy katalog aspektów organizacyjnych pracy, lecz jest on otwarty, co oznacza, że pracodawca może ująć w regulaminie pracy inne elementy związane z organizacją lub porządkiem pracy – uwzględniające na przykład specyfikę branży, wielkość przedsiębiorstwa, itp.
Regulamin pracy może także zastępować postanowienia umowy o pracę (jeżeli nie są mniej korzystne niż postanowienia regulaminu pracy) w kwestiach, które są dyspozytywne (czyli do ustalenia) pomiędzy stronami stosunku pracy, lub takie, które nie zostały określone wiążąco przez powszechnie obowiązujące normy prawa pracy. W szczególności, regulamin pracy powinien ustalać warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, systemy i rozkłady czasu pracy, okresy rozliczeniowe, częstotliwość wypłaty i jej miejsce oraz termin, wykazy prac wzbronionych młodocianym, kobietom, obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej, sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym czy sposoby potwierdzania obecności w zakładzie pracy.
Jak już zasygnalizowałem, nie jest oczywiście wykluczone rozszerzenie katalogu o inne aspekty, wedle uznania pracodawcy. Niedawno, w naszej Kancelarii zajmowaliśmy się tematem regulaminu pracy i wynagradzania, który przyjął znacznie szerszą budowę niż ta prezentowana przykładowo przez ustawodawcę. Intencją Klienta Kancelarii było bowiem ujęcie w ramach regulaminu pracy bardzo wielu aspektów związanych z organizacją pracy przedsiębiorstwa, takich jak na przykład urlopy pracownicze, odpowiedzialność za mienie powierzone, szczególne uprawnienia pracowników związane z rodzicielstwem, podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników i inne charakterystyczne zagadnienia nierozerwalnie związane z materialnym prawem pracy. Ten przykład pokazuje, że regulamin pracy może przyjąć niekiedy szczególnie rozbudowaną formę regulującą niemal każdy przejaw stosunku pracy, pozwalając jednocześnie na zabezpieczenie praw i obowiązków pracodawcy i pracowników, oraz – dzięki temu – na uszczuplenie obszerności poszczególnych umów o pracę.
Treść regulaminu pracy powinna zostać ustalona wspólnie z zakładową organizacją związkową. W przypadku jednak, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, albo przy niedochowaniu przez nią ustalonego terminu na uzgodnienia regulaminu, regulamin pracy wprowadzany jest samodzielnie pracodawcę.
Podsumowanie
Kończąc rozważania w temacie regulaminu pracy, należy zwrócić ponownie uwagę na kwestię tego kiedy pracodawca musi wprowadzić regulamin pracy, a kiedy jest to jego uprawnienie, a nie obowiązek. Przypominam, iż ma to związek zarówno z przedmiotem regulacji układu zbiorowego pracy (o ile taki istnieje) oraz z liczbą zatrudnionych pracowników. Co więcej, regulamin pracy prezentuje otwarty katalog aspektów związanych z organizacją i porządkiem pracy u pracodawcy – możliwy do uzupełnienia i modyfikowania przez pracodawcę wedle jego uznania i w oparciu o postanowienia, które chce w nim zawrzeć. Co zaś tyczy się zakładowych organizacji związkowych, to warto mieć na uwadze, że przejawem ich zaangażowania w działalność przedsiębiorstwa jest wspólne z pracodawcą uzgadnianie treści regulaminu pracy.
Jeżeli zainteresował Państwa opisany wyżej temat, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią (tel.: +48 17 307 07 66, +48 12 307 09 88 lub e-mail: kancelaria@ktmh.pl) oraz do umówienia spotkania w biurze Kancelarii w Rzeszowie lub Krakowie. Istnieje także możliwość udzielenia pomocy zdalnej za pomocą środków porozumiewania się na odległość (tj. telekonferencja lub wideokonferencja).
Andrzej Polak
Radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Rzeszowie. Absolwent prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Rzeszowskiego. Wieloletnie doświadczenie zawodowe zdobywał już w trakcie studiów w renomowanych rzeszowskich kancelariach prawnych oraz jako konsultant i członek zarządu Uniwersyteckiej Poradni Prawnej działającej przy WPiA UR, a obecnie także jako radca prawny in-house w dużej spółce budowlanej. Z Kancelarią TMH współpracuje od 2018 roku. W pracy zajmuje się głównie prawem cywilnym, prawem spółek oraz obsługą prawną cudzoziemców. Zawodowo skupia się szczególnie na zagadnieniach z zakresu prawa budowlanego takich jak przygotowywanie, opiniowanie i negocjowanie umów o roboty budowlane, oraz prowadzenie postępowań sądowych z tego zakresu.
