Zmiana umowy spółki z o.o. (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) posiada bardzo sformalizowany charakter. Procedura wprowadzenia zmian w umowie spółki opisana jest w przepisach ustawy Kodeks spółek handlowych (k.s.h.). Datyczy to zarówno jej elementów obowiązkowych, jak i pozostałych.
Spis treści
Zakres zmian
Zmiana umowy spółki z o.o. może dotyczyć wszystkich elementów w niej zawartych. Modyfikacja może w szczególności dotyczyć elementów obowiązkowych, takich jak:
- firma i siedziba spółki,
- przedmiot działalności spółki,
- wysokość kapitału zakładowego,
- informacji o tym, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
- liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
- czas trwania spółki oraz
- informacje dotyczące wniesionych aportów.
W tym miejscu warto wskazać na wyrok Sądu Najwyższego z 3 marca 2006 r. (II CSK 147/05). Stawia się tu mianowicie tezę, iż dopuszczalna zmiana umowy spółki z o.o. może również polegać na uchyleniu wszystkich postanowień dotychczasowej umowy oraz uchwaleniu nowej umowy spółki o zupełnie innej treści.
Zgromadzenie wspólników
Aby dokonać zmiany w umowie spółki z o.o. należy zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników. Jest to możliwe na dwa sposoby. W sposób formalny, zgodny z art. 238 k.s.h., za pomocą zaproszeń wysyłanych co najmniej dwa tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia wspólników. Określa się w dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia, szczegółowy porządek obrad. Powinny znaleźć się tu również istotne elementy treści proponowanych zmian w umowie spółki, które będzie obejmować uchwała. Możliwe jest także podjęcie uchwały na zgromadzeniu wspólników zwołanym w sposób nieformalny, wskazany w art. 240 k.s.h. W takiej sytuacji wystarczy, aby cały kapitał zakładowy był reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia się zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Co szczególnie istotne, uchwała zmieniająca umowę spółki z o. o. wymaga zaprotokołowania przez notariusza. Maksymalna taksa stawki notarialnej za sporządzenie protokołu ze zgromadzenia wspólników wynosi 750 zł. Wyjątkiem jest przy tym zmiana kapitału zakładowego spółki. Stawkę notarialną oblicza się wówczas z różnicy pomiędzy dotychczasowym a nowym kapitałem zakładowym. Możliwe jest również zaproszenie notariusza na zgromadzenie wspólników przeprowadzone, np. w siedzibie spółki. Wiązać się to niemnije może z dodatkowymi kosztami. Protokół sporządzony przez notariusza powinien zawierać pełne treści uchwał z uwzględnieniem wyników głosowania oraz posiadać dołączoną listę obecności z podpisami wspólników.
Głosowanie nad uchwałą
Kodeks spółek handlowych przyjmuje, iż do przyjęcia uchwały w sprawie zmiany umowy spółki wymagana jest zasadniczo kwalifikowana większość głosów. Oznacza to, że przyjęcie uchwały wymaga co najmniej dwóch trzecich głosów. Należy pamiętać, iż ułamek ten liczy się od wszystkich głosów reprezentowanych na danym zgromadzeniu wspólników. Zgromadzenia zwołane w sposób formalny nie wymagają bowiem obecności osób reprezentujących cały kapitał zakładowy. Ponadto, obliczając ilość głosów należy zwrócić uwagę na udziały uprzywilejowane w tym zakresie. Powinno się mieć na uwadze, iż umowa spółki może wprowadzać surowsze wymogi dotyczące podejmowania uchwał.
Jeżeli zmiana umowy spółki z o.o. dotyczy istotnej modyfikacji przedmiotu działalności spółki to do podjęcia takiej uchwały wymagana jest większości trzech czwartych głosów. Art. 246 k.s.h. wskazuje również, że do podjęcia uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki, zwiększającej świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymagana jest zgoda wszystkich wspólników, których dotyczy. Takimi zmianami mogą być na przykład: pozbawienie wspólnika prawa pierwszeństwa czy wyłączenie indywidualnej kontroli wspólników, o której mowa w art. 212 § 1 k.s.h.
Zgłoszenie zmiany do KRS
Zmiana umowy społki z o.o. wymaga zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Wpis dotyczący zmiany umowy spółki ma charakter konstytutywny. Oznacza to, że wprowadzone uchwałą zmiany zaczynają obowiązywać dopiero od momentu zarejestrowania zmian w KRS. W celu zgłoszenia zmian w rejestrze należy złożyć wypełniony formularz KRS-Z3, czyli wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców do sądu rejestrowego właściwego dla siedziby przedsiębiorstwa. W części C wniosku należy wpisać postanowienia umowy w których zostały dokonane zmiany, a także zamieścić informacje dotyczące aktu notarialnego, tj. data sporządzenia, oznaczenie notariusza i kancelarii notarialnej oraz numer repertorium.
Przy okazji rejestracji zmian w umowie spółki można również zarejestrować zmiany dotyczące innych sprawy. Przykładowo, zmiany oddziałów, wspólników, organów uprawnionych do reprezentowania spółki, prokurentów, przedmiotu działalności lub sprawozdań finansowych. Trzeba wówczas wypełnić również odpowiednie załączniki w formie formularza.
Należy również zwrócić uwagę, aby do wniosku dołączyć wszystkie dokumenty, które potwierdzają wprowadzane zmiany. Istotny jest przede wszystkim protokół ze zgromadzenia wspólników w formie aktu notarialnego oraz nowy, jednolity tekst umowy spółki. Do wniosku dołącza się także dowód uiszczenia opłaty od wniosku w kwocie 250 zł oraz dotyczącej ogłoszenia zmiany w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) w wysokości 100 zł. Jeżeli wniosek składana profesjonalny pełnomocnik, musi on także dołączyć pełnomocnictwo wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej w kwocie 17 zł.
Zmiana umowy spółki z o.o. – podsumowanie
Zmiana umowy spółki z o.o. ma sformalizowany charakter. Należy o tym pamiętać, gdyż niedopełnienie wszystkich obowiązków wynikających z przepisów prawa ma wpływ na dalsze funkcjonowanie spółki. Zgodnie z art. 169 k.s.h. obowiązuje sześciomiesięczny termin na zgłoszenie zmian w umowie spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeżeli w tym czasie zmiana nie zostanie zgłoszona lub uprawomocni się postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania zmiany to uchwała nie wywołuje skutków prawnych.
Jeżeli zainteresował Państwa opisany wyżej temat, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią (tel.: +48 17 307 07 66, +48 12 307 09 88 lub e-mail: kancelaria@ktmh.pl) oraz do umówienia spotkania w biurze Kancelarii w Rzeszowie lub Krakowie. Istnieje także możliwość udzielenia pomocy zdalnej za pomocą środków porozumiewania się na odległość (tj. telekonferencja lub wideokonferencja).
Julia Bonusiak
Jestem aplikantem radcowskim przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Rzeszowie. Specjalizuje się w zakresie zagadnień prawa bankowego, windykacji należności Klientów, prawa cywilnego oraz wsparciem w obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych.
