+48 17 307 07 66

Ochrona danych osobowych

Prawnicy Kancelarii TMH zajmują się zagadnieniami ochrony danych osobowych. Świadczymy kompleksową obsługę osób prawnych, jak i osób fizycznych, prowadzących działalność gospodarczą. Przeprowadzamy cały proces wdrażania nowych rozwiązań oraz monitoring zmian w prawie ochrony danych osobowych i na bieżąco weryfikujemy wdrożone procedury w świetle nowych przepisów, w szczególności z perspektywy RODO. W każdym przypadku charakteryzuje nas indywidualne podejście do Klienta. Praktyka Kancelarii obejmuje przede wszystkim następujące rodzaje usług:

 

audyty wewnętrzne

W związku ze zmianami w zakresie ochrony danych osobowych, które zostały wprowadzone przez Unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych („RODO”), wiele podmiotów stanęło przed nowym wyzwaniem w postaci wprowadzenia odpowiednich procedur i dokumentacji, które swoim zakresem będą odpowiadać obecnie obowiązującym przepisom. Przede wszystkim RODO wprowadza nowe pojęcia i zasady, które nie były znane dotychczas polskim przepisom. Nie można też zapomnieć o fakcie, że RODO dotyczy wszystkich podmiotów zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych, zarówno tych dużych, jak i małych firm, sklepów internetowych, szeroko pojętą branże beauty, szkoły, przedszkola, czy przychodni i gabinetów lekarskich. Prawnicy Kancelarii Prawnej TMH, zarówno adwokaci jak i radcowie prawni oferują swoim Klientom skorzystanie z możliwości przeprowadzenia u nich audytów wewnętrznych, których celem jest przede wszystkim rozpoznanie kluczowych obszarów przetwarzania danych osobowych. Następnie nasi adwokaci, jak i radcowie prawni udzielą Klientowi odpowiedzi na najważniejsze pytania, tj. czy powołanie Inspektora Ochrony Danych jest w jego konkretnym przypadku niezbędne, czy i jak musi zmodyfikować posiadaną dokumentację do aktualnie obowiązujących przepisów prawa oraz czy i jakie zabezpieczenia należy wprowadzić, aby ochrona danych spełniała najwyższe standardy.

 

szkolenia pracownicze

Adwokaci i radcowie prawni współpracujący z Kancelarią Prawną TMH posiadają duże doświadczenie w przeprowadzaniu szkoleń pracowniczych, m.in. z zakresu ochrony danych osobowych. Przygotowując szkolenie, autorzy biorą pod uwagę specyfikę danej placówki. Następnie prelegenci omawiają najważniejsze kwestie, skupiając się przede wszystkim na praktycznych przykładach, które najlepiej pozwalają zrozumieć i zapamiętać omawianą tematykę. Dodatkowo podczas szkolenia nasi adwokaci oraz radcowie prawni dostosowują program szkolenia do bieżącego zapotrzebowania odbiorców np. poprzez rozbudowanie panelu dyskusyjnego dotyczącego pewnych zagadnień. Nasza Kancelaria adwokacko-radcowska ma na koncie przeprowadzone liczne szkolenia, m.in. w muzeach, podmiotach świadczących usługi medyczne, biurach turystycznych oraz szkołach.

 

opracowanie procedur wewnętrznych

Wraz z wejściem w życie RODO wiele podmiotów stanęło przed wyzwaniem stworzenia dokumentacji i procedur, które będą odpowiadać obowiązującym przepisom. Fakt, że zmieniły się przepisy nie oznacza automatycznie, że wszystkie obecnie obowiązujące procedury w placówce są niewłaściwe, ponieważ w większości przypadków wystarczy je dostosować do obowiązującego prawa. Właśnie takie działanie pozostaje w sferze zainteresowań adwokatów i radców prawnych Kancelarii Prawnej TMH. Pierwszym etapem jest przeprowadzenie audytu wewnętrznego u Klienta, którego celem jest zidentyfikowanie sfer przetwarzania danych osobowych. Następnie nasi prawnicy według zapotrzebowania albo opracowują nowe procedury wewnętrzne albo dostosowują już obowiązujące do przepisów RODO. Przez określenie procedur należy rozumieć wyznaczanie schematów działań, które pozwolą zabezpieczyć przetwarzane dane osobowe, tj. zakaz wynoszenia dokumentów z firmy, obowiązek ustawienia hasła do komputerów i dostępów do programów komputerowych, które będzie spełniało wymogi 8 znaków, w tym jeden niealfabetyczny, zakaz wyrzucania dokumentów, które zawierają dane osobowe do śmietnika, obowiązek przechowywania ważnych danych w zamykanych na klucz szafach, a następnie obowiązek zamknięcia klucza – tzw. polityka kluczy, obowiązek chowania dokumentów po skończonej pracy – tzw. polityka czystego biurka, czy procedury archiwizacji – obowiązek tworzenia kopii zapasowych w sytuacji danych przetwarzanych w komputerze.

przygotowanie dokumentacji wewnętrznej, w tym: polityki prywatności, rejestru czynności przetwarzania danych, polityki bezpieczeństwa, wzorów upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, ewidencji osób upoważnionych, oświadczenia dla osoby przetwarzającej dane osobowe

 

RODO wprowadza zmiany w zakresie dokumentacji wewnętrznej, którą zobowiązany jest posiadać podmiot przetwarzający dane osobowe. Przede wszystkim wraz wejściem w życie RODO powstał obowiązek stworzenia rejestru czynności przetwarzania danych w następujących przypadkach:

  • gdy podmiot zatrudnia powyżej 250 osób,
  • gdy przetwarzanie danych nie ma charakteru sporadycznego,
  • gdy zakres przetwarzania danych obejmuje tzw. dane szczególne,
  • gdy zakres przetwarzania danych obejmuje wyroki skazujące i dotyczy naruszeń prawa,
  • gdy przetwarzanie danych może naruszać prawa i wolności osób, których dane dotyczą.

Mimo tego, iż nie ma obowiązku tworzenia rejestru czynności przetwarzania u każdego podmiotu, Kancelaria adwokacko – radcowska TMH rekomenduje jednak, w myśl zasady rozliczalności, stworzenie takiego rejestru.

Kolejnym dokumentem wewnętrznym jaki należy stworzyć jest polityka prywatności. Dokument ten ma na celu poinformowanie użytkowników, jakie dane i w jakim celu są od nich pozyskiwane.
W związku z faktem, że nie zawsze przetwarzania danych dokonuje osobiście administrator danych należy przygotować wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, który będzie szczegółowo określał osobę, której jest udzielane upoważnienie, czas na który udzielane jest upoważnienie oraz zakres czynności, których będzie mogła dokonywać osoba. Wszystkie udzielone upoważnienia powinny być wpisane do ewidencji upoważnień, która prowadzona jest przez administratora.
Mimo, że przepisy RODO nie wprowadzają bezpośrednio obowiązku stworzenia polityki bezpieczeństwa, to jednak, co do zasady, Kancelaria adwokacko – radcowska TMH rekomenduje utworzenie polityki bezpieczeństwa, która będzie zgodna z zasadą uwzględniania ochrony danych w fazie projektowania, z zasadą domyślnej ochrony danych, proporcjonalna w stosunku do czynności przetwarzania oraz napisana jasnym i zrozumiałym dla każdego językiem.
Jak widać wraz z wejściem w życie RODO, pojawiła się potrzeba przygotowania odpowiedniej dokumentacji wewnętrznej, która będzie spełniała najwyższe standardy. Adwokaci i radcowie prawni tworzący Kancelarię TMH posiadają szerokie doświadczenie w zakresie, zarówno tworzenia całej dokumentacji od podstaw, jak i dostosowywania dokumentacji posiadanej przez Klienta.

reprezentowanie w postępowaniach administracyjnych toczących się przed GIODO (od 25 maja 2018 roku przed PUODO)

Prawnicy Kancelarii prawnej TMH zarówno adwokaci, jak i radcowie prawni posiadają szeroką wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych, w związku z czym w pierwszej kolejności szczegółowo analizują dokumentację przedstawioną przez Klienta. Następnym etapem jest udzielenie Klientowi porady prawnej, której celem jest uniknięcie negatywnych konsekwencji, w postaci kar finansowych, w sytuacji naruszenia przez niego przepisów RODO. Jeżeli zajdzie taka konieczność, nasi prawnicy, zarówno adwokaci jak i radcowie prawni posiadają stosowne uprawnienia do występowania w postępowaniu przez Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych czy sądami administracyjnymi.

 

Kontakt

Kancelaria Prawna TMH
ul. Dominikańska 1A
35-077 Rzeszów
e-mail: kancelaria@ktmh.pl
tel: +48 17 307 07 66

Podane przez Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu i w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym przypadku art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora (współadministratorów) w postaci kontaktu biznesowego z użytkownikami strony. Udostępnienie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednakże jest ono niezbędne do udzielenia odpowiedzi na pytanie.
Więcej informacji na temat przetwarzania Państwa danych osobowych przez Kancelarię TMH zawarto w Polityce prywatności.